Afleiding is overal

“Als je een interview hoort van een collega ben je daar deels bij. Die aandacht heb je niet voor je stuk. Je kan wel je best doen om je af te sluiten”, zegt ze.

Een collega begint precies op dat moment zijn telefoongesprek op een grappige manier: hij had even in de wacht gestaan en begon te neuriën. Hilariteit alom.

“Zie je wel”, zegt De Vos. “Die situaties zijn overkomelijk, maar het draagt niet bij aan je concentratie.” Een telefoon gaat af. Niemand neemt op.

Julian Treasure, geluids- en communicatie-expert, claimt dat kantoormedewerkers 66 procent minder productief zijn in een open kantooromgeving. We kunnen spraak niet negeren, terwijl we slechts de mentale capaciteit hebben om maar een paar dingen tegelijk te horen, zegt hij. Het heeft op alle mogelijke manieren effect op ons, terwijl we het niet eens merken. Ondertussen ontwerpen we omgevingen die ons gek maken.

Eerst nadenken, dan pas bouwen

Jan Bril, adviseur ruimte-akoestiek bij Het GeluidBuro, doet juist zijn best om mensen niet gek te laten worden. Bij Het GeluidBuro werken ze aan akoestieke maatregelen om te vermijden dat geluid door de ruimte ‘vliegt’. “Er zijn te veel kantoortuinen waar men pas na het bouwen gaat nadenken over het geluid”, merkt Bril.

Dat is een grote fout, want het is volgens Bril mogelijk om de kans op problemen door geluid flink te verkleinen. “Dat kan door het bouwen van afschermingen of een goed plafond, maar ook gewoon door logisch nadenken. Je moet goede afspraken maken met mensen die in zo’n open ruimte zitten, om te zorgen dat ze niet door elkaar heen werken. Dat zorgt voor overlast.”

Soms zijn collega’s gewoon heel luid

En het ligt trouwens ook niet altijd aan de ruimte zelf, merkt Bril. “Soms worden we gebeld omdat bedrijven ernstige geluidshinder ervaren. Dan komen we binnen en zien we dat er geen akoestische problemen zijn, maar dat er gewoon een medewerker is met een hele luide stem. Of iemand die veel moet bellen voor het werk, terwijl de rest in stilte werkt. Ja, dat zorgt voor gedoe.”

Daarnaast merkt hij ook dat het vaak de incidenten of uitschieters zijn die voor overlast zorgen. Bij RTL Z zijn dat meerdere telefoongesprekken door elkaar, collega’s die lachen om grappen of iemand die een video kijkt. Daarnaast lopen presentatoren de studio in en uit. We besluiten over te gaan tot een geluidsmeting.

Prikkelbehoefte (of -afschuw) verschilt

Eerder op de dag – toen de collega’s nog rustig waren – werd er nog 42 decibel (db(A)) gemeten. “Dat is ideaal, dat is een rustig kantoormoment. Vaak is dat een doel waar wij naartoe werken. Dat is echt een rustige werkplek. Komt het bij 50 of hoger, dan heeft het een serieus effect op concentratievermogen en welzijn. Een niveau van 55 dB(A) is niet abnormaal, maar wel vrij hoog”, zegt hij. Nou. Lekker dan.

Het verschilt ook nog per werknemer hoe sterk overlast wordt ervaren, vertelt omgevingspsycholoog De Vos. Dat meet je met het arousal-model (activatiemodel). “Sommige mensen hebben juist meer prikkels nodig om tot creativiteit en prestatie te komen en gedijen bij wat afleiding – al kan dat op de lange termijn voor stress zorgen. Andere breinen moeten opnieuw beginnen bij het minste of geringste prikkeltje of afleiding.”

Denk na over wat je gaat doen

De Vos adviseert bedrijven en overheden bij het opzetten van betere werkomgevingen. “Als je een ICT-bedrijf hebt en je hebt werknemers die gebaat zijn bij weinig prikkels, dan moet je de muur niet roze verven en is muziek draaien onhandig. Bij jongere, creatieve werknemers die juist heel veel prikkels willen kan dat wel weer werken”, zegt zij.

Ze is niet tegen het nieuwe werken, niet tegen open kantoren. Volgens haar gaat het niet om het type kantoor, maar hoe dat is ingericht voor de activiteiten die er plaatsvinden. “Als jij een stuk schrijft wil je misschien een prikkelarme omgeving, bellen wil je met privacy doen, maar je wil ook een plek om te kunnen praten”, zegt zij.

Op naar psychologisch comfort

“Als je al die dingen goed inricht, dan krijg je de resultaten uit Arizona en wordt het kantoor een inspirerende omgeving waar je stresslevel zakt.” Dan wordt er vooral naar de piramide hierboven verwezen, een variant op de bekende behoeftepiramide van Maslow.

Daarin wordt gesteld dat je voor een goede werkomgeving eerst de benedenlaag moet oplossen: een kantoor moet niet koud zijn, niet nat, er moet een werkplek zijn et cetera. Het grote doel is in de bovenkant van de piramide terechtkomen.

Of dat het geval is bij RTL Z is maar de vraag. Tijdens het schrijven van het stuk lachen wat collega’s nog over een grap die niet geschikt is voor publicatie, is er opeens een nieuw gezicht op de redactie en gaat er nog maar een telefoon. Een mailpingel. Een slackbericht. Iemand niest. Drie keer. Dit stuk is net op tijd af. Net op tijd.